Microsoft Exchange Online einrichten und E-Mails korrekt migrieren – Schritt-für-Schritt Anleitung
Warum Exchange Online nach der Umstellung oft „kompliziert“ wirkt
Nach der Umstellung auf Microsoft Exchange Online treten häufig Unsicherheiten auf. Postfächer scheinen zu fehlen, Weiterleitungen funktionieren scheinbar nicht, Outlook zeigt nicht alle E-Mails an oder Migrationen wirken „unsichtbar“. In fast allen Fällen liegt das nicht an Exchange selbst, sondern an fehlenden Details in der Einrichtung oder an Caching-Mechanismen.
Grundvoraussetzungen vor der Einrichtung
Bevor du beginnst, müssen einige Punkte erfüllt sein. Werden diese Schritte übersprungen, kommt es später fast garantiert zu Problemen.
- Die Domain ist in Microsoft 365 bestätigt.
- MX-Record zeigt auf Exchange Online.
- Autodiscover ist korrekt gesetzt.
- Alle benötigten Postfächer existieren bereits.
Autodiscover richtig setzen – entscheidend für Outlook
Outlook erkennt Exchange Online ausschließlich über Autodiscover. Fehlt dieser Eintrag oder zeigt noch auf den alten Server, versucht Outlook eine IMAP- oder unverschlüsselte Verbindung.
Name: autodiscover
Ziel: autodiscover.outlook.com
TTL: 300 oder 3600
Nach Änderungen am DNS solltest du mindestens 10–30 Minuten warten, bevor Outlook erneut eingerichtet wird.
Postfächer korrekt anlegen – Benutzer, Alias oder Shared Mailbox
Ein häufiger Fehler ist die falsche Erwartung an Postfächer:
- Ein Benutzer kann genau ein Postfach haben.
- Mehrere echte Postfächer erfordern mehrere Benutzer und Lizenzen.
- Aliase sind keine eigenen Postfächer.
Wenn jede Adresse ein eigenes Login benötigt, ist pro Adresse ein eigener Benutzer notwendig.
E-Mail-Migration per CSV – was wirklich passiert
Bei einer IMAP-Migration werden Postfächer nicht „zusammengeführt“. Jede Zeile in der CSV steht für genau ein Zielpostfach.
hello@domain.at,hello@domain.at,PASSWORT,imap.altserver.at
office@domain.at,office@domain.at,PASSWORT,imap.altserver.at
info@domain.at,info@domain.at,PASSWORT,imap.altserver.at
Wichtig: Keine Leerzeilen, UTF-8-Codierung und exakt eine Kopfzeile. Eine zusätzliche leere Zeile führt dazu, dass Exchange einen „Geisterbenutzer“ erkennt.
Warum im Migrationsstatus manchmal „nichts angezeigt wird“
Wenn im Exchange Admin Center kein Migrationsbatch sichtbar ist, bedeutet das fast immer, dass der Batch nie korrekt gespeichert wurde. Das ist ein bekannter UI-Bug. Eine einfache Prüfung per PowerShell zeigt sofort, ob wirklich ein Import läuft.
Ohne Ausgabe läuft kein Import.
Migrationsbericht richtig lesen und bewerten
Nach Abschluss erhältst du einen CSV-Report. Wichtig sind diese Punkte:
- Status = Synced: Migration erfolgreich.
- ItemsSkipped: Einzelne beschädigte oder ungültige Mails.
- Investigate: Metadatenabweichung, kein echter Fehler.
Ein paar übersprungene Elemente sind bei alten Postfächern normal und kein Grund für eine erneute Migration.
Weiterleitungen funktionieren, obwohl nichts ankommt?
Exchange Online blockiert externe automatische Weiterleitungen standardmäßig. Die Weiterleitung kann zwar im Postfach aktiv sein, wird aber durch die Outbound-Spam-Policy verhindert.
Externe Weiterleitung korrekt freigeben
Die zuverlässigste Methode ist die Anpassung der Outbound-Spam-Policy per PowerShell:
Danach lässt sich die Einstellung prüfen:
Weiterleitung testen – ohne Outlook
Teste Weiterleitungen immer serverseitig:
- Externe Mail an das Exchange-Postfach senden.
- Prüfen, ob sie intern ankommt.
- Prüfen, ob sie extern weitergeleitet wird.
Ist beides der Fall, funktioniert Exchange korrekt. Fehlt die externe Mail, liegt das Problem am Zielserver.
Warum Outlook lokal nicht alle E-Mails anzeigt
Die Meldung „Es sind weitere Elemente auf dem Server vorhanden“ ist kein Fehler. Outlook arbeitet im Exchange-Cache-Modus und lädt nur einen Teil der Mails lokal.
Exchange-Cache-Modus richtig einstellen
Damit alle E-Mails lokal sichtbar sind:
- Exchange-Cache-Modus aktivieren.
- „E-Mails offline behalten“ auf Alle setzen.
- Outlook neu starten und synchronisieren lassen.
Je nach Postfachgröße kann die vollständige Synchronisation einige Zeit dauern.
Migrationsbatch sauber abschließen
Sobald alle Postfächer den Status Synced haben, kann der Batch abgeschlossen werden. Danach sollten alte Mailserver noch einige Tage online bleiben, bevor sie endgültig deaktiviert werden.
Wenn du Unterstützung benötigst, kannst du dich jederzeit per E-Mail an hello@mikas.at wenden.