DNS-Probleme beim E-Mail-Versand beheben

Wenn Bestellbestätigungen nicht ankommen

Kunden bestellen in deinem WooCommerce-Shop und melden sich danach, weil keine Bestellbestätigung gekommen ist. Oder die Mail liegt im Spam-Ordner. Das kostet Vertrauen und bringt zusätzliche Anfragen. Die Ursache liegt oft nicht im Shop, sondern in den DNS-Einträgen deiner Domain. Hier liest du, welche Einträge für den Mailversand zählen, wie du sie prüfst und was typische Fehlermeldungen bedeuten.

Welche DNS-Einträge für den Mailversand zählen

Das Domain Name System (DNS) übersetzt Domainnamen in IP-Adressen. Für E-Mails legt es außerdem fest, wohin Mails für deine Domain zugestellt werden und welche Server in ihrem Namen senden dürfen. Drei Einträge prüfen die empfangenden Server bei jeder Mail aus deinem Shop:

• SPF (Sender Policy Framework) listet die Server, die Mails für deine Domain versenden dürfen.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) versieht jede Mail mit einer digitalen Signatur. Der öffentliche Schlüssel dazu steht im DNS, der Empfänger prüft damit, ob die Mail unterwegs verändert wurde und wirklich von deinem Server kommt.
• DMARC sagt dem Empfänger, was er mit Mails tun soll, die SPF oder DKIM nicht bestehen: zustellen, in den Spam verschieben oder ablehnen.

SPF allein hält niemanden davon ab, deine Domain als Absender zu fälschen. SPF prüft nämlich nur die technische Absenderadresse, nicht die, die dein Kunde im Mailprogramm sieht. Erst mit DMARC wird aus SPF und DKIM ein wirksamer Schutz. Fehlen die Einträge oder sind sie falsch, stufen Gmail, Outlook und andere Anbieter deine Mails eher als Spam ein oder lehnen sie ab. Mit MxToolbox prüfst du alle drei Einträge kostenlos.

Häufige DNS-Fehler beim Mailversand

Am häufigsten fehlt der SPF-Eintrag, oder er nennt nicht alle Server, über die dein Shop verschickt. Typisch ist das, wenn du zusätzlich einen Newsletter-Dienst oder einen externen SMTP-Dienst nutzt und diesen nie in den SPF-Eintrag aufgenommen hast. Ebenso oft fehlt DKIM ganz.

Ein falscher MX-Eintrag betrifft dagegen den Empfang: Der MX-Eintrag bestimmt, an welchen Server Mails für deine Domain gehen. Zeigt er ins Leere, kommen Antworten deiner Kunden nicht an.

Ein weiterer Stolperstein ist ein Wechsel der Nameserver. Wer die Domain zu einem neuen Anbieter umzieht, muss alle Mail-Einträge in der neuen Zone wieder anlegen. Sonst fehlen sie ab dem Umzug.

SPF-Eintrag prüfen und korrigieren

So prüfst du den SPF-Eintrag:

• Öffne die DNS-Verwaltung bei deinem Hosting-Anbieter oder Domain-Registrar.
• Such den TXT-Eintrag, der mit v=spf1 beginnt. Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben.
• Prüf, ob alle Server und Dienste darin stehen, die Mails für deine Domain verschicken: dein Webserver, dein Mailserver und externe Dienste wie Newsletter-Anbieter. Fehlt einer, ergänz ihn.
• Kontrollier das Ergebnis mit dem MxToolbox SPF-Checker.
• Speichere die Änderung. Bis sie überall gilt, kann es je nach TTL des Eintrags bis zu 48 Stunden dauern.

Mehr zum Aufbau des Eintrags findest du in unserem Beitrag zum SPF-Record.

DKIM und DMARC einrichten

Den DKIM-Schlüssel erzeugt der Server oder Dienst, der deine Mails verschickt. In Plesk aktivierst du DKIM in den Mail-Einstellungen der Domain, externe Dienste zeigen dir den Eintrag in ihrem Dashboard. Du legst ihn als TXT-Eintrag unter einem Namen wie selector._domainkey.deinedomain.at an. Wie das Schritt für Schritt geht, zeigen wir in DKIM einrichten.

Sobald SPF und DKIM stimmen, legst du einen DMARC-Eintrag unter _dmarc.deinedomain.at an. Beginne mit der Richtlinie p=none. Damit bekommst du Berichte, ohne dass Mails abgelehnt werden. Passt alles, stellst du auf quarantine oder reject um. Die Anleitung dazu steht in DMARC einrichten.

MX-Einträge richtig setzen

Die MX-Einträge bestimmen, an welchen Server Mails für deine Domain gehen. So prüfst du sie:

• Meld dich in der DNS-Verwaltung deines Anbieters an.
• Such die MX-Einträge deiner Domain. Diese Einträge müssen auf die Mailserver deines E-Mail-Anbieters zeigen.
• Prüf die Prioritäten. Der Server mit der niedrigsten Zahl wird zuerst angesprochen.
• Kontrollier das Ergebnis mit dem MxToolbox MX-Lookup.
• Speichere die Änderungen und gib dem DNS Zeit, sie zu verteilen.

Typische Fehlermeldungen und was sie bedeuten

Kommt eine Mail als unzustellbar zurück, steht im Rückläufer ein Fehlercode. Zwei häufige Beispiele:

• 550 No such user here: Das Empfängerpostfach gibt es nicht. Meist ist die Adresse falsch geschrieben oder das Postfach wurde gelöscht. Prüf die Adresse des Kunden in der Bestellung.
• 554 Message rejected due to spam content: Der Empfänger hat die Mail als Spam abgelehnt. Häufige Ursache sind fehlende oder falsche SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge.

Den genauen Grund findest du im Text des Rückläufers. Mit einem Werkzeug wie MxToolbox prüfst du anschließend, ob deine Einträge stimmen.

Domain-Verifizierung bei externen Maildiensten

Verschickst du Mails über einen externen Dienst, etwa einen SMTP-Dienst oder einen Newsletter-Anbieter, verlangt dieser meist eine Bestätigung, dass dir die Domain gehört. Dafür legst du einen zusätzlichen DNS-Eintrag an, den dir der Dienst vorgibt:

• Meld dich in der DNS-Verwaltung an.
• Leg den Eintrag an, den dein Maildienst vorgibt, meist ein TXT- oder CNAME-Eintrag.
• Speichere und warte, bis die Änderung verteilt ist.
• Bestätige die Verifizierung im Dashboard des Dienstes.

Meist gibt dir der Dienst dabei gleich die passenden SPF- und DKIM-Einträge mit. Übernimm sie in deine Zone.

Der Weg der Mail vom Shop zum Server

WooCommerce verschickt Mails standardmäßig über die PHP-Funktion des Webservers. Solche Mails werden von manchen Empfängern eher als Spam eingestuft, vor allem, wenn der Webserver nicht im SPF-Eintrag steht. Zuverlässiger ist der Versand über SMTP mit einem echten Postfach deiner Domain, etwa mit einem SMTP-Plugin. Frag bei Problemen auch beim Support deines Hosting-Anbieters nach, ob der Mailversand vom Webserver eingeschränkt ist.

Grenzen und Stolperfallen

Auch wenn du den Versand an einen externen Dienst auslagerst, bleibt die DNS-Arbeit bei dir. Der Dienst gibt dir SPF- und DKIM-Einträge vor, eintragen musst du sie in deiner eigenen Zone. Ohne sie landen seine Mails genauso im Spam.

Heikel sind Änderungen ohne Sicherung. Ein falscher MX-Eintrag oder ein gelöschter SPF-Eintrag kann den ganzen Mailverkehr lahmlegen. Notier dir vor jeder Änderung die bestehenden Einträge. Wenn du dir bei DNS und Mail-Einstellungen unsicher bist, lass dir helfen, zum Beispiel von mikas.at.

Häufige Fragen (FAQ)

Was tun, wenn E-Mails trotz korrekter DNS-Einstellungen im Spam landen?

Prüf zuerst, ob DKIM eingerichtet ist und die Signatur gültig ist. Fehlt DKIM oder DMARC, reicht ein korrekter SPF-Eintrag oft nicht. Auch der Inhalt der Mail und der Ruf der Server-IP spielen eine Rolle.

Wie überprüfe ich, ob mein SPF-Eintrag korrekt ist?

Mit dem MxToolbox SPF-Checker oder einem ähnlichen Online-Werkzeug. Es zeigt dir auch Fehler wie doppelte Einträge oder zu viele DNS-Abfragen.

Welche Tools helfen bei der DNS-Fehlerbehebung?

Neben MxToolbox liefern auch DNSstuff und IntoDNS ausführliche Berichte über deine DNS-Einstellungen.

Wie oft sollte die DNS-Konfiguration überprüft werden?

Mindestens einmal im Quartal und nach jeder größeren Änderung, etwa einem neuen Maildienst, einem Hosting-Wechsel oder einem Umzug der Nameserver.

Kann ein falscher MX-Record die E-Mail-Zustellung komplett verhindern?

Ja, für eingehende Mails. Zeigt der MX-Eintrag auf den falschen Server, landen Mails an deine Domain dort oder gar nicht. Prüf, ob die MX-Einträge auf den Mailserver deines Anbieters zeigen.

Was ist der Unterschied zwischen SPF und DKIM?

SPF legt fest, welche Server Mails für deine Domain senden dürfen. DKIM signiert jede Mail, damit der Empfänger prüfen kann, dass sie echt und unverändert ist. Zusammen mit DMARC schützen beide deine Domain vor gefälschten Absendern.

Wie beeinflusst mein Hosting-Anbieter die E-Mail-Zustellung?

Er stellt den Server, von dem dein Shop Mails verschickt. Wichtig sind eine saubere IP-Adresse ohne Sperrlisteneintrag, die Möglichkeit, DKIM einzurichten, und erreichbarer Support, wenn es klemmt.

Welche Auswirkungen hat eine falsche Domain-Verifizierung auf den E-Mail-Versand?

Schlägt die Verifizierung bei einem externen Maildienst fehl, verschickt der Dienst oft gar nicht oder nur eingeschränkt. Mails, die trotzdem rausgehen, landen eher im Spam. Prüf die Verifizierungseinträge nach jeder Änderung an deiner Zone.

Fazit

Wenn Mails aus deinem WooCommerce-Shop nicht ankommen, prüf zuerst die DNS-Einträge: SPF, DKIM und DMARC für den Versand, den MX-Eintrag für den Empfang. MxToolbox zeigt dir in wenigen Minuten, wo es hakt. Nutzt du externe Maildienste, trag deren Einträge in deine Zone ein und bestätige die Domain. Und verschick die Shop-Mails über SMTP statt über die PHP-Funktion des Servers.