E-Mails senden geht, Empfang nicht

Du schreibst eine Mail, klickst auf „Senden”, und sie kommt an. Der Kunde bestätigt sogar den Empfang. Nur seine Antwort landet nie in deinem Posteingang. Senden geht, Empfangen nicht.

Das sieht rätselhaft aus, hat aber fast immer eine handfeste Ursache. Neustarten hilft selten, wahllos Einstellungen ändern auch nicht. Besser ist es, der Reihe nach zu prüfen: zuerst den MX-Eintrag deiner Domain, dann die Kontoeinstellungen im Mailprogramm, zuletzt Postfachgröße und Firewall.

Warum Senden und Empfangen getrennt voneinander funktionieren

Senden und Empfangen sind zwei getrennte Vorgänge mit eigenen Servern und Protokollen. Wie bei der Post: Wer deine Briefe abholt, ist nicht unbedingt derselbe, der dir Briefe bringt.

• Senden (SMTP): Dein Mailprogramm (Outlook, Apple Mail usw.) spricht mit dem Postausgangsserver (SMTP-Server). Du meldest dich mit deinem Passwort an, der Server nimmt die Mail entgegen und stellt sie zu. Stimmt diese Einstellung, klappt der Versand.
• Empfangen (MX-Eintrag und IMAP/POP3): Schickt dir jemand eine Mail, muss der Server des Absenders zuerst herausfinden, wohin Post für deine Domain (@deine-firma.at) gehört. Dazu fragt er per DNS-Abfrage den MX-Eintrag (Mail Exchanger) deiner Domain ab. Der MX-Eintrag nennt deinen Posteingangsserver. Zeigt er auf den falschen Server, kommt die Mail dort nie an. Von diesem Server holt dein Mailprogramm die Nachrichten dann per IMAP oder POP3 ab.

Daraus ergeben sich die zwei häufigsten Ursachen: Der MX-Eintrag ist falsch, dann kommt die Post gar nicht erst an. Oder die Zugangsdaten für den Posteingangsserver im Mailprogramm stimmen nicht, dann liegt die Post zwar bereit, aber dein Programm kommt nicht an sie heran.

Fehlersuche in drei Schritten

Geh die folgenden Punkte von oben nach unten durch. So findest du die Ursache meist schneller als mit Herumprobieren.

1. Der MX-Eintrag: Zeigt er auf den richtigen Server?

Ist der MX-Eintrag falsch, spielt der Rest keine Rolle. So prüfst du ihn:

1. Online-Werkzeug öffnen: Zum Beispiel MXToolbox, kostenlos und ohne Anmeldung.
2. Domain eingeben: Trag deine Domain ein (z. B. mikas.at) und starte die Abfrage.
3. Ergebnis vergleichen: Das Werkzeug zeigt dir den oder die MX-Einträge deiner Domain. Vergleiche den Servernamen mit den Vorgaben deines Hosting-Anbieters. Bei MIKAS ist das meist mail.deinedomain.at oder eine bestimmte Serveradresse.

Einen falschen MX-Eintrag korrigierst du in der DNS-Verwaltung deiner Domain. Wenn du dir dabei nicht sicher bist, frag lieber nach. Ein falscher Eintrag an dieser Stelle legt den gesamten Mailempfang lahm.

2. Die Einstellungen im Mailprogramm

Stimmt der MX-Eintrag und es kommt trotzdem nichts an, liegt der Fehler meist in den Kontoeinstellungen deines Mailprogramms (Outlook, Apple Mail, Thunderbird usw.). Die üblichen Verdächtigen:

• Falscher Servername: etwa imap.deinedomain.at statt mail.deinedomain.at.
• Falscher Benutzername: Als Benutzername gehört die vollständige E-Mail-Adresse hinein (z. B. max.mustermann@deine-firma.at), nicht nur max.mustermann.
• Anmeldung ausgeschaltet: Der Posteingangsserver verlangt eine Anmeldung. Im Mailprogramm muss sie aktiviert sein, meist als „Passwort, normal”.
• Falscher Port oder falsche Verschlüsselung: Heutige Mailserver erwarten eine verschlüsselte Verbindung. Üblich sind IMAP über Port 993 mit SSL/TLS und POP3 über Port 995 mit SSL/TLS.

So korrigierst du die Einstellungen in Outlook und anderen Programmen

1. Kontoeinstellungen öffnen: In Outlook über Datei > Kontoeinstellungen, in Apple Mail über Mail > Einstellungen > Accounts, in Thunderbird über Extras > Konten-Einstellungen.
2. Jedes Feld prüfen: Servername, Benutzername (vollständige Adresse), Port und Verschlüsselung mit den Vorgaben deines Anbieters vergleichen. Ein einziger Tippfehler reicht, und der Empfang klappt nicht.
3. Passwort neu eingeben: Das gespeicherte Passwort löschen und neu eintippen. Damit schließt du Tippfehler und veraltete Passwörter aus.

3. Volles Postfach, Firewall, Zertifikat

Wenn MX-Eintrag und Kontoeinstellungen passen, bleiben die selteneren Ursachen. Jedes Postfach hat ein Speicherlimit. Ist es voll, lehnt der Server neue Mails ab, und der Absender bekommt eine Fehlermeldung wie „Mailbox full” oder „Quota exceeded”. Melde dich im Webmail an, prüf den belegten Speicher und lösch oder archivier alte Mails.

Manchmal sperrt auch eine Firewall oder ein Virenschutzprogramm die Verbindung zum Mailserver. Schalte die Software testweise für ein paar Minuten ab. Klappt der Empfang dann, trag dein Mailprogramm als Ausnahme ein. Ebenfalls möglich: Dein Mailprogramm vertraut dem Zertifikat des Mailservers nicht und bricht die Verbindung ab.

IMAP oder POP3?

Bei der Einrichtung fragt das Mailprogramm, ob du IMAP oder POP3 verwenden willst. Davon hängt ab, wo deine Mails liegen und von welchen Geräten du sie siehst. Die Wahl ist also keine reine Technikfrage.

POP3: Mails werden abgeholt

Bei POP3 holt dein Mailprogramm neue Nachrichten vom Server und speichert sie auf deinem Computer. Je nach Einstellung werden sie danach am Server gelöscht. Vorteil: Du kannst Mails offline lesen, und der Speicher am Server bleibt klein. Nachteil: Die Geräte gleichen sich nicht ab. Was du am PC abgerufen hast, fehlt am Handy, jedes Gerät hat seinen eigenen Bestand. Und wenn keine Kopie auf dem Server bleibt, sind bei einem Festplattenschaden alle Mails weg.

IMAP: Mails bleiben am Server

Bei IMAP bleiben die Mails am Server. Dein Mailprogramm am PC, Handy oder Tablet zeigt nur an, was dort liegt. Posteingang, gesendete Nachrichten, Entwürfe und Ordner sind auf allen Geräten gleich. Liest du eine Mail am Handy, ist sie auch am PC als gelesen markiert. Geht ein Gerät kaputt, richtest du das Konto am neuen Gerät ein und hast alles wieder. Über Webmail kommst du von überall an deinen ganzen Mailverlauf.

Der Nachteil von IMAP: Du musst auf die Größe deines Postfachs achten, weil alles am Server bleibt. Wer mit mehr als einem Gerät arbeitet, nimmt trotzdem IMAP. POP3 stammt aus einer Zeit, in der man nur einen Computer hatte.

Der Gegentest: Webmail

Wenn du nicht weißt, ob der Fehler am Server oder im Mailprogramm steckt, hilft Webmail. Webmail läuft direkt auf dem Mailserver. Kommt eine Mail dort an, funktioniert der Empfang am Server, also MX-Eintrag und Zustellung. Dann liegt das Problem in deinem Mailprogramm.

1. Webmail-Adresse herausfinden: Meist lautet sie webmail.deinedomain.at, sonst findest du den Link im Kundenportal deines Anbieters.
2. Anmelden: mit der vollständigen E-Mail-Adresse und deinem Passwort.
3. Posteingang ansehen: Sind die fehlenden Mails hier? Dann ist dein Mailprogramm falsch eingerichtet. Geh die Einstellungen aus Schritt 2 noch einmal Feld für Feld durch.

Fazit

Wenn du Mails senden, aber nicht empfangen kannst, steckt fast immer entweder ein falscher MX-Eintrag oder eine falsche Kontoeinstellung im Mailprogramm dahinter. Prüf zuerst mit MXToolbox die DNS-Einträge, dann jedes Feld in deinen Kontoeinstellungen. Webmail zeigt dir, auf welcher Seite der Fehler liegt. Mit diesen drei Prüfungen findest du auch den nächsten Fehler dieser Art schneller.