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Meine Rechnung ist falsch: so gehen Sie korrekt vor

Falls Ihnen eine Rechnung fehlerhaft erscheint, klären wir das zügig und sauber. Der schnellste Weg ist eine kurze E-Mail an buchhaltung@mikas.at. Damit wir Ihren Fall ohne Rückfragen prüfen können, benötigen wir stets: Rechnungsnummer, Kundennummer, eine präzise Fehlerbeschreibung (z. B. „Domain doppelt berechnet, Zeitraum 01–03/2025“) und optional eine Telefonnummer für Rückfragen. Alternativ können Sie die Rechnung im Kundencenter öffnen, herunterladen und uns mitsamt Anmerkungen weiterleiten.

Checkliste vor der Reklamation

  • Zeitraum prüfen: Stimmt der Abrechnungszeitraum mit Ihrer Leistungserbringung überein (Monat/Quartal/Jahr, pro-rata bei Start/Ende)?
  • Positionen vergleichen: Webhosting-Paket, Domains, Zusatzpakete (z. B. SSL, Speicher-Upgrade), Mailspeicher, Traffic, Einrichtungsgebühren. Wurden Upgrades/Optionen bewusst gebucht?
  • Kündigungen/Änderungen: Wurde fristgerecht gekündigt oder ein Paketwechsel beantragt? Prüfen Sie die Bestätigungs-E-Mail und das Wirksamkeitsdatum (AGB-Fristen beachten: AGB).
  • Rabatte/Aktionen: Wurde ein vereinbarter Rabatt korrekt angewendet und läuft er noch?
  • Rechnungsanschrift/USt: Passen Firmenname, UID/USt-Satz und Anschrift (Rechnungsdaten können Sie im Kundencenter aktualisieren)?

Typische Ursachen für Differenzen

  • Domain-Zyklus vs. Hosting-Zyklus: Domains werden kalendergenau – teils abweichend vom Hosting – verlängert. Bei Transfers kann es zu abweichenden Start-/Enddaten kommen.
  • Fristgerechte Kündigung verfehlt: Wird eine Kündigungsfrist überschritten, verlängert sich der Vertrag regulär. Das führt häufig zu „unerwarteten“ Verlängerungen.
  • Zusatzleistungen aktiv: SSL-Business, zusätzliche Postfächer/Speicher, dedizierte IPs oder Backups wurden (bewusst oder testweise) aktiviert und erscheinen jetzt in der Abrechnung.
  • Rücklastschriftgebühr: Bei fehlschlagender SEPA-Lastschrift fällt eine Bearbeitungsgebühr (aktuell 10 €) an; Details finden Sie im Beitrag zur Rücklastschrift.

So reichen Sie die Reklamation richtig ein

Senden Sie Ihre E-Mail an buchhaltung@mikas.at mit folgenden Angaben:

  • Betreff: „Reklamation Rechnung [Rechnungsnummer] – [Kundennummer]“
  • Pflichtangaben: Rechnungsnummer, Kundennummer, betroffene Position(en), Zeitraum, konkrete Begründung.
  • Belege: Kündigungs- oder Auftragsbestätigungen, Screenshots aus dem Kundencenter, E-Mail-Korrespondenz, falls vorhanden.
  • Kontakt: Telefonnummer und Zeitfenster, zu dem wir Sie erreichen können (optional, aber sinnvoll bei komplexen Fällen).

Wichtig zur Prozessbeschleunigung: Bitte beschreiben Sie den vermuteten Fehler konkret („SSL Business April doppelt“, „Domain XY wurde am 12.03. gekündigt – Berechnung bis 30.06. unklar“). Je präziser, desto schneller kann die Buchhaltung entscheiden.

Was passiert nach Ihrer Meldung?

  1. Eingangsbestätigung: Sie erhalten in der Regel eine kurze Bestätigung, dass Ihr Anliegen erfasst wurde.
  2. Prüfung: Wir gleichen Leistungen, Vertragsstatus, Fristen, Bestellungen/Kündigungen und Systemprotokolle ab.
  3. Ergebnis: Je nach Befund erstellen wir eine Korrekturrechnung, eine Gutschrift (voll/teilweise) oder erklären transparent, warum die Rechnung korrekt ist (mit Nachweisen/AGB-Bezug).
  4. Verrechnung: Gutschriften werden mit offenen Posten verrechnet oder gutgeschrieben. Bei bereits bezahlten Beträgen erfolgt Anrechnung auf die nächste Rechnung oder (auf Wunsch) Rücküberweisung.

Bezahlung während der Prüfung

Um Mahnläufe und Sperren zu vermeiden, empfehlen wir, unstrittige Positionen fristgerecht zu bezahlen. Für strittige Einzelpositionen können Sie in Ihrer E-Mail ausdrücklich um Ruhendstellung der Mahnfristen für die betroffenen Posten bitten. Wir vermerken das im Vorgang, bis die Prüfung abgeschlossen ist. So vermeiden Sie unnötige Sperren Ihrer Leistungen.

So vermeiden Sie künftige Rechnungsfehler

  • Kundencenter nutzen: Rechnungen & Vertragsdetails regelmäßig prüfen, Änderungen an Stammdaten zeitnah vornehmen (kundencenter.co.at).
  • Auftragsbestätigungen archivieren: Bestellungen, Upgrades, Kündigungen geordnet ablegen.
  • Fristen im Blick behalten: Kündigungsfristen/Verlängerungen rechtzeitig planen (AGB beachten: AGB).
  • Kontakt halten: Bei Unklarheiten frühzeitig nachfragen – das spart Zeit und verhindert Folgekosten.

Kontakt & weitere Hilfe

Reklamationen bitte an buchhaltung@mikas.at. Allgemeine Vertrags- und Technikfragen an den Support, sowie Self-Service im Kundencenter. Formulare (z. B. SEPA, Kündigung, Inhaberwechsel) finden Sie unter Downloads & Formulare.

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