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So sichern Sie Ihre E-Mails, Kalender und Notizen in Outlook

Outlook ist eines der meistgenutzten E-Mail-Programme im geschäftlichen Alltag. Damit keine wichtigen E-Mails, Termine oder Notizen verloren gehen, sollten Sie regelmäßig Sicherungen (Backups) erstellen. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Daten sichern und bei Bedarf wiederherstellen können.

1. Warum ist eine Sicherung in Outlook wichtig?

Eine regelmäßige Datensicherung schützt Sie vor Datenverlust durch defekte Festplatten, versehentliches Löschen oder Systemfehler. Besonders Unternehmen, die Outlook mit Microsoft 365 oder IMAP-Postfächern verwenden, sollten lokale Kopien ihrer Daten erstellen – auch zur Einhaltung der DSGVO.

2. Wie sichere ich meine E-Mails in Outlook?

  1. Öffnen Sie Outlook.
  2. Klicken Sie auf Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
  3. Wählen Sie In Datei exportieren → Weiter.
  4. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) → Weiter.
  5. Wählen Sie den gewünschten E-Mail-Ordner aus → Weiter.
  6. Bestimmen Sie den Speicherort und Dateinamen → Fertig stellen.
  7. Optional: Legen Sie ein Passwort zum Schutz Ihrer Datendatei fest.

3. Wie sichere ich meinen Kalender in Outlook?

  1. Öffnen Sie Outlook.
  2. Klicken Sie auf Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
  3. Wählen Sie In Datei exportieren → Weiter.
  4. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) → Weiter.
  5. Markieren Sie den Ordner Kalender → Weiter.
  6. Speichern Sie die Datei und klicken Sie auf Fertig stellen.
  7. Optional: Fügen Sie ein Passwort hinzu, um die Datei zu schützen.

4. Wie sichere ich meine Notizen in Outlook?

  1. Öffnen Sie Outlook.
  2. Klicken Sie auf Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
  3. Wählen Sie In Datei exportieren → Weiter.
  4. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) → Weiter.
  5. Markieren Sie Notizen → Weiter.
  6. Wählen Sie Speicherort und Dateinamen → Fertig stellen.
  7. Optional: Schützen Sie die Datei mit einem Passwort.

5. Wie stelle ich meine gesicherten Daten in Outlook wieder her?

  1. Öffnen Sie Outlook.
  2. Klicken Sie auf Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
  3. Wählen Sie Aus einer anderen Datei oder einem anderen Programm importieren → Weiter.
  4. Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) → Weiter.
  5. Suchen Sie Ihre Sicherungsdatei und klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie die gewünschten Ordner und klicken Sie auf Fertig stellen.
  7. Geben Sie ggf. das Passwort ein, falls Sie eines vergeben haben.

6. Kann ich automatische Sicherungen in Outlook einrichten?

Outlook bietet keine integrierte Funktion für automatische Sicherungen. Sie können jedoch mit Hilfe von Drittanbieter-Tools oder Skripten über den Windows-Taskplaner automatische Backups erstellen. Alternativ sichern viele moderne Hosting-Anbieter E-Mail-Konten serverseitig, sodass Ihre Daten regelmäßig gesichert werden.

7. Wo sollte ich meine Sicherungsdateien speichern?

Speichern Sie Ihre .pst-Dateien an einem sicheren Ort, z. B. auf einer externen Festplatte, einem verschlüsselten USB-Stick oder in einem Cloud-Speicher mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Erstellen Sie regelmäßig neue Sicherungen und bewahren Sie diese an unterschiedlichen Orten auf.

8. Sind meine Daten in der Sicherungsdatei verschlüsselt?

Standardmäßig sind Outlook-Datendateien nicht verschlüsselt. Sie können jedoch beim Erstellen der Datei ein Passwort festlegen. Für zusätzliche Sicherheit empfiehlt sich die Speicherung auf einem verschlüsselten Datenträger oder Cloud-Dienst mit Zero-Knowledge-Verschlüsselung.

9. DSGVO-Hinweis zur E-Mail-Sicherung

Bei der Sicherung von geschäftlichen E-Mails ist die DSGVO zu beachten. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wenn Sie Kundendaten in Outlook sichern, achten Sie darauf, diese nicht unverschlüsselt weiterzugeben oder auf öffentlichen Laufwerken zu speichern. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

10. Fazit

Mit regelmäßigen Backups schützen Sie Ihre E-Mails, Kalender und Notizen zuverlässig vor Datenverlust. Die Sicherung dauert nur wenige Minuten, kann Ihnen aber im Ernstfall Stunden an Arbeit ersparen. Für automatisierte Lösungen oder Unterstützung bei der Einrichtung steht Ihnen unser Team gerne unter hello@mikas.at zur Verfügung.

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